La conservazione digitale dei documenti fiscali, con il Decreto del Ministero delle Finanze del 17/06/2014 ha nuove scadenze, vediamo nel dettagli quali obblighi occorre osservare ed in che tempi.

Conservazione di stampe fiscali, libro giornale, inventari, cespiti, dichiarazioni. 

La norma fa riferimento ovviamente al periodo fiscale ed al termine di presentazione della dichiarazione. In un regime normale (anno fiscale coincidente con anno solare) il termine della dichiarazione è il 30/09.

La tenuta delle scritture e dei libri è disciplinata dall’articolo 7, comma 4 del DL n.357/1994 mentre la stampa dei libri sociali e registri obbligatori è disciplinata dall’art. 15 del DPR 600 del 1973 .

La stampa va effettuata entro 3 mesi dall'invio della dichiarazione dei redditi.

Nel caso di produzione di documenti elettronici la stampa coincide con la formazione  e la relativa sottoscrizione. quindi ENTRO IL 30.12. COME TERMINE ULTIMO i documenti dovranno esser formati ed inviati in conservazione.

Registro dei beni ammortizzabili 

Per il registro dei beni ammortizzabili, l’art. 16 del DPR 600/73 impone come termine di aggiornamento quello di presentazione delle dichiarazioni  pertanto il 30 settembre. Con il termine aggiornamento si può intendere l'inserimento di tutti i dati nel sistema meccanografico o la stampa vera e propria. 

Conservazione delle dichiarazioni

Le dichiarazioni vengono conservate da parte dell'intermediario e, in pochi casi, da parte del contribuente. Per quanto concerne la conservazione lato intermediario, questo conserva una "copia"  conforme ai dati inviati. Il documento NON RIPORTA la firma del contribuente e viene conservato al fine di assolvere gli obblighi a carico dell'intermediario. 

Pertanto nel considerare la scadenza dovremo tenere conto che l'obbligo di conservazione per l'intermediario, nasce nell'anno di imposta in cui la dichiarazione viene inviata. In sintesi tutte le dichiarazioni inviate nell'anno precedente , dovranno essere conservate entro la fine dell'anno in corso. Questo non significa che occorre produrre ora i documenti inviati un anno fa, significa che il termine ultimo per congelare l'archivio e affidarlo alla conservazione digitale sarà il termine dell'anno successivo. 

Per quanto concerne le dichiarazioni lato contribuente, nessuno vieta la conservazione digitale, ma va ricordato che tali documenti vanno "sottoscritti" in originale dal contribuente stesso e, a volte, da altri soggetti per cui la formazione elettronica dovrà rispettare tutte le formalità richieste. 

Conservazione libri sociali. 

La formazione dei libri sociali avviene durante il periodo fiscale. I verbali formati come documenti elettronici spesso  vengono accompagnati anche da marca temporale, al fine di avere data certa. Anche i libri sociali però vanno inviati in conservazione entro il termine dei 3 mesi dall'invio della dichiarazione. 

Pagamento dei bolli

L'articolo 6 comma 2 del DMEF 17/06/2014 dice testualmente :

Il pagamento dell'imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l'anno avviene in un'unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio.

Per cui i bolli vanno saldati in via definitiva entro il 30 aprile. Il versamento è con F24, l'importo va calcolato in ragione di 1 bollo ogni 2500 registrazioni o annotazione, dove per annotazione si intende 1 accadimento contabile  a prescindere dalle righe di dettaglio.

Nessun invio impronta ma flag nella dichiarazione

L'esistenza di archivi elettronici a carico del contribuente va indicata nella dichiarazione dei redditi del periodo fiscale di riferimento, per cui nella prossima dichiarazioni dovrà essere indicato tale flag. 

MultiMedia IT snc

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